Privacy beleid

Stichting Jeugdwerk Maaspoort, de stichting achter jongerencentrum De Poort, en haar medewerkers vinden het belangrijk dat voor u duidelijk is:

  • welke persoonsgegevens we van u of uw kinderen verzamelen
  • dat u kunt inzien welke persoonsgegevens we van u hebben
  • wat we met deze persoonsgegevens doen
  • dat deze persoonsgegevens alleen daarvoor worden gebruikt waar u toestemming voor heeft gegegeven
  • dat u op de hoogte bent wat hoe wij deze persoonsgegevens veilig bewaren, zodat enkel daartoe gemachtigde personen er bij kunnen
  • dat bij u bekend is dat deze persoonsgegevens niet onnodig (en) lang worden opgeslagen
  • dat op uw verzoek deze persoonsgegevens uit onze administratie gehaald kunnen worden

Uiteraard kunt u ook contact met ons opnemen via info@jc-de-poort.nl als u hier vragen over heeft, wilt weten of en zo ja welke persoonsgegevens bij ons bekend zijn of als u wenst dat uw persoonsgegevens uit onze administratie gehaald worden.

Welke persoonsgegevens bewaren wij en voor hoe lang?

Als het gaat om persoonsgegeven onderscheiden wij vier groepen:

Persoonsgegevens van medewerkers van De Poort

Behalve de (gedetacheerde) beroepskrachten, vallen hier ook de vrijwilligers en stagiaires onder. Middels een stage- en vrijwilligerscontract wordt er gevraagd om toestemming voor het gebruiken van persoonsgegevens van de medewerkers voor de duur van het dienstverband. Het gaat hierbij om NAW-gegevens, contactgegevens als het telefoonnummer en e-mailadres, geboortedatum en welke school iemand zit of zat.

Enkel beroepskrachten van de organisatie hebben toegang tot de persoonsgegevens en op verzoek ook vrijwilligers en/of stagiair(e)s. Bijvoorbeeld wanneer het nodig is dat een stagiair vrijwilligers nabelt of ze kunnen helpen bij een activiteit.

Na het dienstverband wordt gevraagd of een deel van deze gegevens voor onbepaalde tijd in onze administratie bewaard mogen worden voor eventuele reünies in de toekomst.

Persoonsgegevens van jongeren die deelnemen aan activiteiten van De Poort

Zoals te zien op de website organiseert De Poort veel activiteiten. Voor sommige activiteiten is het van belang dat er bepaalde persoonsgegevens, meestal contactgegevens, bekend zijn bij de medewerkers van De Poort. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de telefoonnummers van de meiden van de meidenavond, zodat de begeleider kan navragen wie er aanwezig is bij volgende meidenavond. Voor deelnemers van de vakantieactiviteiten, de lifestyle challenge en de figuranten van Halloween worden dergelijke persoonsgegevens ook verzameld, om hen goed te kunnen informeren over de activiteit.

Bij studiebegeleiding wordt er om meer persoonsgegevens gevraagd dan alleen de contactgegevens. Informatie zoals op welke school de leerling welke studie volgt, in welk leerjaar hij/zij zit en met welke vakken de leerling moeite mee heeft, zijn belangrijk om te weten voor de begeleiders.

In de regel hebben enkel (gedetacheerde) beroepskrachten van de organisatie toegang tot de persoonsgegevens en bij sommige activiteiten hebben stagiair(e)s ook toegang tot de persoonsgegevens. De persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor activiteiten/evenementen/projecten van jongerencentrum De Poort.

De persoonsgegevens worden verwijderd uit de administratie:

  • wanneer een deelnemer ouder dan 24 jaar is
  • wanneer een deelnemer zich uitschrijft van een activiteit
  • wanneer de deelnemer heeft aangegeven om na afloop van een activiteit niet (meer) op de hoogte te willen worden gebracht over andere activiteiten
Jongeren met een Halt- of taakstraf

De Poort werkt samen met de jeugdreclassering van Jeugdbescherming Brabant en Halt. Jongeren uit de omgeving die een taak- of Halt-straf krijgen, kunnen bij De Poort de werkstraf uitvoeren.

De begeleider vanuit De Poort krijgt dan bepaalde persoonsgegevens van de jongere, zoals de NAW-gegevens en contactgegevens. Ook het aantal uren werkstraf, soms de aanleiding van deze straf en eventueel andere relevante informatie wordt bekend gemaakt aan de begeleider. De gegevens worden niet digitaal, maar in een map achter slot en grendel bewaard en op een plek waar enkel de beroepskrachten bij kunnen. De jongere en/of ouders zijn op de hoogte dat deze persoonsgegevens bekend zijn bij De Poort. Nadat de werkstraf is afgesloten, de afgetekende uren zijn verstuurd en zijn aangekomen bij de jeugdreclassering van Jeugdbescherming Brabant of bureau Halt, worden deze persoonsgegevens vernietigd.

Jongeren met een individueel traject

De (gedetacheerde) beroepskrachten van De Poort proberen jongeren te helpen in de leeftijd van 12 t/m 24 jaar in de breedste zin van het woord. Voor individuele hulp of ondersteuning kan het nodig zijn informatie over persoonlijke problematiek vast te leggen. Hierbij valt te denken aan het bijhouden van een logboek van incidenten, belangrijke gebeurtenissen en (zorgwekkende) signalen. Ook is het voor de hulp of ondersteuning belangrijk om vast te leggen wie betrokken (formele en informele) contactpersonen zijn en of/welke diagnoses zijn vastgesteld door de daarvoor bevoegde instanties. Deze persoonsgegevens zijn in de regel enkel toegankelijk voor enkele beroepskrachten (directie, jongerenwerkers en JPP’er).

In geval van individuele hulp of ondersteuning kan het nodig zijn om informatie te delen met andere (hulpverlenende) partijen. Dit gebeurt altijd met toestemming van de jongere zelf. Wanneer de jongere jonger dan 16 jaar is dienen de ouders/verzorgers (ook) toestemming te geven. Enkel in geval van ernstige (dreigende) onveiligheid kunnen gegevens zonder toestemming, in uiterste geval ook zonder medeweten, worden gedeeld met de bevoegde instanties (Veilig Thuis en/of de Raad voor de Kinderbescherming).

Wanneer de gegevens digitaal gedeeld worden, wordt het bestand of de mail versleuteld verstuurd. De gegevens worden tot maximaal twee jaar na het afsluiten van een dossier bewaard, tenzij de jongere zelf (of zijn/haar ouders/verzorgers wanneer hij/zij jonger is dan 16 jaar) dit aangeven anders te willen.

Gedetacheerde beroepskrachten kunnen voor hun moederorganisatie genoodzaakt zijn ook daar te registreren. Hierover dient de beroepskracht de jongere (en zijn/haar ouders/verzorgers wanneer de jongere jonger dan 16 jaar is) te informeren. Het beleid omtrent registratie en delen persoonsgegevens van deze organisatie kan afwijken van het beleid van De Poort. Dit is na te vragen bij de beroepskracht of diens moederorganisatie.